Microsoft Teamsは、チャット、ファイル共有、オンライン会議など、日々の業務を効率化してくれる便利なツールです。ただし、その便利さの裏にはセキュリティ上の注意点もあります。
この記事では、Teamsを安全に使うために知っておきたいリスクと対策をほんの１例としてまとめました。
Teamsの利用における主なリスク
どこからでもアクセスできる反面、リスクも
Teamsは、インターネットがあればどこからでもアクセス可能。
その反面、弱いパスワードや多要素認証の未設定だと、不正ログインのリスクがあります。
また、端末の紛失や盗難による情報漏えいにも注意が必要です。Teams にアクセスするための Microsoft 365 のアカウントは、Entra ID と呼ばれており、組織の管理者が適切に設定することで、そのようなリスクを軽減する方法が用意されています。
情報の持ち出しや誤送信の可能性がある
チャットやファイルのやりとりでは、うっかり関係ない人に機密情報を送ってしまうことがあります。特にパブリックチームを使用している場合や外部ゲストがいる場合は、情報が想定以上に広がってしまう可能性があります。Microsoft 365 Copilot と合わせて使用する場合は、過剰共有に特に注意が必要です。
情報漏えいの原因を特定しづらいの利用
多人数が関わるTeamsでは、誰がどんな情報を共有したのか追跡しにくい場合があります。
特にチームの出入りが多いと、漏えいの特定が難しくなります。
Teams では、組織の管理者が Microsoft 365 を適切に設定することで、情報の追跡が可能です。
Teamsを安全に使うための対策
組織で決められたルールがある場合
企業や組織では、Teams利用に関するセキュリティや運用のルールが定められています。自動適用されるものもあれば、ユーザーが意識して守る必要があるものもあります。ルールの目的を理解し、日々の操作で正しく対応しましょう。
以下に、よくあるルールと対策を紹介します。但し、組織により、その対応はさまざまです。あなたの組織では、どのような対策になっていますか？
- 多要素認証（MFA）やパスワードレス認証の導入
ログイン時にスマホ認証などを組み合わせることで、不正アクセスを軽減できます。組織からお知らせされる正しい初期設定を行いましょう。
- 秘密度ラベルの使用
社内ルールに沿って「機密」「社外秘」などのラベルを付け、情報の重要度に応じて共有範囲をコントロールしましょう。組織によっては、既定の秘密度ラベルが設定されていたり、秘密度ラベルにより暗号化される場合もあります。
- パブリックチームの使用制限
情報が誰にでも見える「パブリック」チームはリスクが高い場合もあります。組織によっては、チーム作成時は「プライベート」にすることが推奨されていたり、「プライベート」チームのみが作成される場合があります。既存チームの設定も見直しましょう。
- プライベート チャネルの使用制限
一部のメンバーだけに見えるチャネルは管理が複雑になりやすい、機能が制限されているなどのため、利用ルールを確認し、必要に応じて標準チャネルで代用しましょう。組織によっては、プライベート チャネルが使用できない場合があります。
- チーム名のルール
社内でチーム名の命名ルールが決まっている場合は、それに従ってチームを作成しましょう。チームが増えるほど、わかりやすい名前付けが管理のしやすさにつながります。組織によっては、チーム名が自動的に設定される場合があります。
- チームの有効期限管理
長期間使われていないチームは、削除やアーカイブの対象になることがあります。通知やアラートに注意し、必要なチームは期限の延長申請を。不要なチームは定期的に整理・削除しましょう。組織によっては、チームの有効期限管理が自動的になされる場合があります。
自分がチームの所有者や会議の主催者である場合
チーム所有者や会議主催者は、情報管理やセキュリティ面で責任が大きくなります。以下のポイントを確認し、適切な管理を心がけましょう。
- 必要以上に所有者を増やしていませんか？
所有者はチーム設定やメンバー管理など多くの操作が可能です。人事異動や引継ぎを考慮して、所有者は、最低 2 名が推奨されています。しかし、人数が多すぎると、設定ミスや情報漏えいのリスクが高まります。役割が必要な人に絞り、定期的に見直しましょう。
- 既にプロジェクトから離れた人がメンバーになっていませんか？
プロジェクト終了後や異動後もメンバーが残っている場合があります。不要なアカウントは早めにチームのメンバーから削除し、アクセス権を適切に管理しましょう。
- 会議のオプションは正しく設定していますか？
Teams会議では、参加者が自由に画面共有やマイク操作ができる初期設定になっていることがあります。また、すぐに会議に参加できるのではなく、ロビーで待つ人の範囲を設定することもできます。必要に応じて、主催者が会議のオプションから参加者の権限を調整しましょう。
まとめ
Teamsはとても便利なツールですが、使い方によってはリスクもあります。
セキュリティ対策は管理者だけでなく、利用者一人ひとりがルールを理解し、正しい使い方を心がけることが何より大切です。
この記事で紹介したポイントを参考に、安心・安全にTeamsを活用していきましょう。